Politique de confidentialité des données candidats de Toyota Motor Manufacturing France

Date de publication : 27-08-2026

1. PREAMBULE

La présente politique s’inscrit dans le cadre du respect par TOYOTA MOTOR MANUFACTURING FRANCE (ci-après « TMMF » ou « nous ») des dispositions du Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le « Règlement général sur la protection des données, ou RGPD »), notamment des obligations d’information prévues aux articles 12, 13 et 14, et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ( la « Loi Informatique et Libertés » ou « LIL »).

La présente politique définit les conditions dans lesquelles nous traitons les données à caractère personnel des candidats, auxquelles nous avons accès lors du processus de sélection et de recrutement.

En tant que recruteur, nous sommes nécessairement amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant.

Le traitement de ces données s’inscrit dans le strict respect de la règlementation relative aux données personnelles et principalement du RGPD et de la LIL.

Notre conformité s’inscrit dans le cadre d’une démarche globale et est supervisée par notre délégué à la protection des données.

Première catégorie de données : Données d'identité

Typologie de données : Nom / nom d’usage / nom de naissance /Prénom /Date et lieu de naissance

Justification (minimisation) : Nécessaires à l’identification de la personne pour la gestion du recrutement.

Deuxième catégorie de données : Vie personnelle / Données de contact

Typologie de données : Adresse postale / Adresse mail / Téléphone

Justification (minimisation) : Données de contact nécessaires au recrutement.

Troisième catégorie de données : Vie professionnelle

Typologie de données : CV / Lettre de motivation / Education et diplômes / Expériences professionnelles / Fonction / Permis de conduire

Justification (minimisation) : Données nécessaires au recrutement.

Quatrième catégorie de données : Données de connexion

Typologie de données : Identifiants plateforme de recrutement – Profil / Logs de connexion

Données d’identification / Données de trafic

Justification (minimisation) : Bon fonctionnement du SI et sécurisation de notre environnement informatique

Cinquième catégorie de données (En cas de venue sur site) : Image

Typologie de données : Photo / Enregistrements vidéo (système de vidéosurveillance)

Justification (minimisation) : Vidéoprotection limitée aux zones justifiées par la sécurité.

Nous ne demandons pas aux candidats de nous fournir des données sensibles telles que l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, la vie ou l'orientation sexuelle, l'appartenance syndicale, etc.

Ces données n'étant pas nécessaires à la sélection et au recrutement des candidats, nous vous demandons de limiter les informations que vous nous transmettez à celles qui sont strictement professionnelles et utiles à votre recrutement. Veuillez vous assurer que les documents que vous nous envoyez ne contiennent pas d'informations sensibles telles que décrites ci-dessus.

Nous collectons généralement les données que nous traitons directement auprès de vous : on parle alors de « collecte directe ». Cette collecte directe peut notamment être faite par les moyens suivants :

• Lorsque vous candidatez sur notre plateforme de recrutement ou lorsque vous envoyez une candidature par tout autre moyen

• Lorsque des données sont collectées au moyen de questionnaires, qu’ils soient en ligne ou sur support papier, le caractère obligatoire ou facultatif des informations sollicitées vous sera indiqué, notamment par la présence d’un astérisque (*) ou de toute autre mention équivalente.

• Lorsque vous créez un profil et demandez à recevoir des informations sur les postes vacants actuels ou futurs

A défaut de communiquer les données personnelles identifiées comme obligatoires, TMMF pourrait se trouver dans l’impossibilité de répondre à vos demandes et/ou de poursuivre la phase de recrutement.

Les données peuvent également être obtenues indirectement auprès de tiers (« collecte indirecte »), notamment lorsque cela est nécessaire au recrutement par un tiers :

• Collecte effectuée par une société spécialisée, comme les chasseurs de têtes, les sites web de recrutement, etc.

TMMF veille à ce que vos données personnelles ne soient accessibles qu’aux seules personnes habilitées à en connaitre, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire à la réalisation des finalités déterminées.

Il y a lieu de distinguer entre les destinataires internes à TMMF et les destinataires externes.

Les destinataires internes sont principalement :

• Les membres de la Direction des ressources humaines pour toutes questions relatives à votre parcours de candidature et recrutement au sein de TMMF ;

• Les membres de la Direction informatique pour les questions liées à la sécurité de la plateforme de candidature de TMMF ;

• Les membres des services en charge de la sécurité des biens et des personnes ;

• Vos interlocuteurs lors des différentes phases de recrutement.

Vos données personnelles peuvent également être transmises ou accessibles par des personnes physiques ou morales externes lorsque cela est nécessaire, notamment à :

• Toute personne appartenant à d’autres entités du Groupe Toyota, pour des besoins liés notamment à des règles ou contraintes communes au Groupe

• Des autorités administratives, judiciaires ou organismes publics compétents ;

• Les prestataires informatiques dans le cadre de leur intervention pour TMMF en lien notamment avec la phase de recrutement (hébergement, maintenance, sécurité, solutions de dématérialisation, logiciels en mode SaaS, etc.) ;

• Tout autre prestataire ou partenaire intervenant pour le compte de TMMF et susceptible d’avoir accès à vos données personnelles dans le cadre de leur mission (par exemple cabinets de recrutement, etc.).

Ces deux listes témoignent de la plus grande transparence de la part de TMMF mais ne sauraient être considérées comme exhaustives. TMMF prendra soin, dans tous les cas, de limiter la communication de vos données à des entités externes à ce qui lui parait nécessaire et légitime.

TMMF s’efforce de conserver vos données personnelles au sein de l’Union Européenne.

Toutefois, certains transferts de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne peuvent s’avérer nécessaires, notamment dans le cadre de la fourniture de certains services informatiques.

Lorsque vos données personnelles sont transférées vers un pays, TMMF s’assure que ces données soient traitées dans le respect des obligations définies dans le RGPD (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, règles contraignantes d’entreprise).

Lorsque vous nous confiez vos données, vous nous confiez une part de votre vie privée.

Afin de respecter et protéger au maximum cette vie privée, nous mettons en œuvre les mesures appropriées pour garantir la sécurité physique, logique et technique de vos données, afin d’éviter la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de vos données, que cela soit fait de manière accidentelle ou illicite.

Pour ce faire, nous pouvons nous faire assister de tout tiers de notre choix pour procéder, aux fréquences que nous estimons nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion. En tout état de cause, nous nous engageons, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données, à les remplacer par des moyens d’une performance a minima équivalente. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de vos données, nous nous engageons à imposer contractuellement à nos sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et de moyens humains appropriés.

Si vous souhaitez obtenir une information, poser une question particulière sur notre programme de conformité ou le traitement de vos données, ou que vous rencontrez un problème concernant le traitement de vos données, vous pouvez le contacter à l’adresse dpo@toyotafr.com

Celui-ci vous répondra dans un délai raisonnable au regard de l’information requise ou de la question posée.

3. FINALITES, BASES LEGALES ET DUREES DE CONSERVATION

Activité de traitement : Recrutement

Finalité : Gestion des candidats, procédure de recrutement, convocation à des entretiens, réponses aux candidats, etc.

Base légale : Exécution de mesures pré-contractuelles

Durée du traitement : Le temps de la procédure de recrutement jusqu'au résultat de la candidature.
Archivage intermédiaire : A des fins probatoires, pour les éventuelles actions en discrimination : 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu (tant pour les intermédiaires que les employeurs).

Activité de traitement : Recrutement

Finalité : Constitution d’une CV-thèque

Base légale : Consentement

Durée du traitement : Jusqu’à 2 ans à compter de l’autorisation délivrée par candidat.

Archivage intermédiaire : A des fins probatoires, pour les éventuelles actions en discrimination : 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu (tant pour les intermédiaires que les employeurs).

Activité de traitement : Recrutement

Finalité : Fournir des informations sur les postes vacants actuels ou futurs

Base légale : Consentement

Durée du traitement : Jusqu ‘à 2 ans à compter de l’autorisation délivrée par le candidat.

Activité de traitement : Prévention des risques

Finalité : Déclaration et suivi des conflits d’intérêt

Base légale : Intérêt légitime

Durée du traitement : Le temps nécessaire pour le traitement de la déclaration jusqu’à la prise de décision définitive sur les suites à donner.

Une fois la phase de recrutement terminée, les données seront traitées pour l’exécution du contrat.

À l’issue des durées de conservation définies, les données à caractère personnel sont soit supprimées, soit conservées après anonymisation, notamment à des fins d’analyse ou d’exploitation statistique. Il est rappelé que les opérations de suppression et d’anonymisation sont irréversibles.

Vous disposez, au titre du RGPD et de la LIL, de différents droits sur vos données à caractère personnel et leur traitement. Vous pouvez en conséquence nous adresser votre demande d’exercer les droits suivants :

Vous disposez du droit de nous demander si nous traitons, ou non, des données vous concernant.

Vous disposez également au titre du droit d’accès, de nous demander copie des données dont nous disposons vous concernant.

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, nous pourrons exiger que vous supportiez la charge financière de cette copie.

Si vous nous présentez votre demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Vous avez le droit de nous demander d’actualiser ou de rectifier les données dont nous disposons vous concernant.

Nous procéderons à ces modifications :

• automatiquement, lorsque les mises à jour peuvent être effectuées directement en ligne sur des champs accessibles et modifiables, dans le respect des contraintes techniques ou légales ; et

• sur demande écrite de votre part, si ces modifications ne peuvent être réalisées par vos soins.

Vous pouvez nous demander l’effacement des données que nous traitons vous concernant, dans les cas suivants :

• Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière ;

• Lorsque vous décidez de retirer votre consentement, dans les cas où le traitement est fondé sur ce consentement ;

• Lorsque vous vous opposez à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le maintenir ;

• Lorsque vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ; et

• Lorsque les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Toutefois, nous ne serons pas en mesure de faire droit à cette demande dans les cas où le traitement serait mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

Vous pouvez nous demander de limiter les traitements que nous effectuons sur vos données.

Nous vous informons toutefois que ce droit n’a vocation à s’appliquer que dans les cas suivants :

• Lorsque vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel ;

• Lorsque le traitement de vos données est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;

• Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; et

• Lorsque vous vous opposez au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur vos droits.

Vous pouvez nous adresser une demande de « portabilité », c’est-à-dire de vous fournir vos données dans un format exploitable et réutilisable, que vous pourrez transmettre à un autre responsable de traitement.

Toutefois, nous ne pourrons traiter ce type de demande qu’en ce qui concerne les données que vous nous auriez communiquées vous-même, sur des services en ligne que nous proposons, et pour les finalités reposant sur votre consentement, sur l’exécution d’un contrat ou à l’aide de procédés automatisés.

Dans ce cas, les données vous seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à tout traitement de données, y compris au profilage, qui serait basé sur notre intérêt légitime.

Nous cesserons alors le traitement en question, à moins que nous ne puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque ces traitements sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous êtes en droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Vous pouvez nous communiquer vos directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.

Vos demandes peuvent nous être adressées :

· Concernant les droits d’accès, de rectification et d’effacement :

- Sur la plateforme de recrutement en accédant à votre profil candidat

· Concernant l’ensemble des droits :

- Par voie électronique en écrivant à : dpo@toyotafr.com

- Par courrier postal en écrivant à :

Le Délégué à la Protection des Données

Toyota Motor Manufacturing France

Parc d’activités de la vallée de l’Escaut Sud

BP - 16 59264 ONNAING

Toutefois, nous tenons à vous informer que s’agissant de droits individuels, la demande doit émaner de vous-même (ou de votre mandataire), et non d’un tiers, et doit concerner vos propres données.

Pour des raisons de sécurité, et en cas de doute sur votre identité, nous nous réservons le droit de vous demander des informations supplémentaires ou des justificatifs suite à la réception de votre demande.

Vous disposez du droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

Nous sommes susceptibles de modifier ou d’aménager à tout moment la présente politique, notamment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera publiée sur notre site internet.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter l’adresse dpo@toyotafr.com

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.